Mobiles Arbeiten / Home Office, die Komplexität beherrschen
Vielen Firmen arbeiten teilweise oder weitgehend im mobilen Arbeiten oder Home Office. Für viele Mitarbeiter und Führungskräfte ist dies – vor allem in dieser Intensität und Dauer – neu und ungewohnt. Und es löst eine Vielzahl neuer Themen und Probleme aus. Neben Ausstattungsfragen daheim, Gesundheitsfragen, Datenschutzproblematiken oder ganz einfach dem noch nicht ausreichenden digitalem Workflow sind dies psychologische Themen, denen sich Führungskräfte und Mitarbeiter stellen müssen. Diese stehen auch im Kontext von Alters- bzw. Generationsfragen. Dabei gibt es kein „Richtig“ oder „Falsch“.
Jeder Mensch ist ein Produkt u. a. seiner Erziehung, Sozialisation und Erfahrungen. Jeder Mensch ist auch in verschiedenem Maße digital „affin“. Insbesondere hierbei gibt die „Ältere Generation“, die noch komplett ohne Computer oder gar Internet ins Berufsleben Anfang der 80er Jahre gestartet ist und sich alle diese Themen nebenberuflich oder selbst aneignen musste. Daher gibt es hier sehr unterschiedliche Wissensgrade. Die Berufsanfänger der 90er Jahre haben die ersten Schritte der Mobiltelefonie und Digitalisierung miterlebt und die Berufsanfänger der 2000er Jahre konnten bereits im Internet „researchen“. Die 2010er Berufsanfänger verlernten dann so langsam das Suchen im Internet (Boolesche Suchen inkl. Suchstrategien) und waren mehr auf APPs fokussiert. Man muss das berücksichtigen um die Mensch zu verstehen (und sich vielleicht mal mental „auf deren Stuhl setzen“). In der schnell lebigen Welt muss man auch Generationsmanagement betreiben.
Dies vorausgeschickt muss man Führung und Kommunikation sowohl „von oben“ als auch „von unten“ betrachten.
Kommunikation ist mobil deutlich schwieriger und zeitaufwändiger als in Präsenz. Auch hier spielt der Persönlichkeit der Mitarbeiter und Führungskräfte eine Rolle. In Firmen ist es aber wichtig, dass alle Informationen möglichst schnell allen betroffenen Mitarbeitern zugänglich werden. Gleichzeitig kann man nicht täglich „Betriebsversammlungen“ abhalten um Informationen auszutauschen, da dann diese zeit für die Erledigung der Aufgaben fehlt. Man kann auch nicht schnell zum Kollegen herübergehen und eine Frage stellen. Man bekommt auch nichts mehr zufällig am Rande oder im Vorbeigehen oder bei der Kaffeepause mit. Es fehlen insbesondere die Fayolschen Brücken der direkten, abteilungsübergreifenden Kommunikation. Daher muss Kommunikation intelligent strukturiert werden und alle Mitarbeiter müssen „proaktiv“ Kollegen und Vorgesetze informieren. Vorgesetze sollten auch mehr Informationen mit den Mitarbeitern teilen, damit frühzeitiger reagiert werden kann. Daher empfiehlt es sich die Betriebs-, Bereichs- oder Abteilungs-Jour-Fixe regelmäßig aber auch interaktiver zu gestalten. Kurze Mitschriften der wichtigsten Informationen sollten den anderen Abteilungen zur Verfügung gestellt werden, damit von dort bei Bedarf Nachfragen möglich sind. E-Mail-Verteiler sollten im Zweifelsfall großzügiger ausfallen und andere Abteilungsleiter berücksichtigen. Chatprogramme wie Slack können Teamarbeiten begleiten. Die Aufrechterhaltung der Kommunikation ist einer der wesentlichste Punkte um das Unternehmen mobil zusammen und erfolgreich zu halten.
Aber auch bei der Führung spielt die Persönlichkeit und die Vorlieben eine große Rolle. Und es Bedarf Verständnis aller für den jeweiligen Anderen. Manche Führungskräfte favorisieren die Präsenz und direkte Führung im Büro. Bei Manchen ist dies noch Ausdruck eines latenten Misstrauens, dass Mitarbeiter mobil oder daheim nicht ausreichend arbeiten würden. Also ein klassische Principal-Agent-Problem. Heutige Mitarbeiter sind aber vielleicht auch anders als die „Arbeiter“ früherer Zeiten, die nur Arbeit „abgearbeitet“ haben und dann heim gingen. Daheim war dann Feierabend. Heutige Mitarbeiter sind anders sozialisiert und haben ein höheres Commitment zur Arbeit und zum Unternehmen. Es geht darum die Aufgaben bestmöglich zu erledigen und die Ziele zu erfüllen – nicht nur acht Stunden im Büro abzuleisten. Wer die Mitarbeiter nur zur Ableistung von Arbeitszeit steuert und anleitet, bekommt auch nur Dienst nach Vorschrift und muss sehr viel anleiten und kontrollieren, die Firma ist nicht innovativ und auch nicht für gute Mitarbeiter attraktiv. Andere Führungskräfte sind eher verbal orientiert und wollen Themen sofort mit den Mitarbeitern persönlich besprechen. Sie wollen nicht erst eine Mail schreiben oder ein Meeting arrangieren. Häufiges Argument „Das muss schnell gehen.“ Auch diese Führungskräfte müssen wir akzeptieren und integrieren. Aber auch die Persönlichkeit und die Erwartungen der Mitarbeiter müssen wir berücksichtigen – wir reden vielleicht zu viel aus Sicht der Führungskräfte. Die Mitarbeiter möchten (zu recht), dass man ihnen Vertrauen entgegenbringt. Dass kein zusätzlicher Dokumentations- oder Kontrollaufwand entsteht. Sie möchten ihre Arbeit effektiv erledigen und dafür auch Anerkennung erfahren. Es sollten daher Führungstechniken angewandt werden, die für die Mitarbeiter akzeptabel sind und sie unterstützen. Erteilung von Vertrauen, Management-by-Objectives und positive Verstärkungen sind hilfreich. Beförderungen dürfen nicht auf der Strecke bleiben.
Insgesamt bleibt es wichtig bei Kommunikation und Führung die psychologischen Grundgerüste des jeweilig anderen zu berücksichtigen und im Zweifel Toleranz zu üben. Mit einem gemeinsamen Bemühen sollte das gelingen, und ggf. auch die Verbindungen stärken. Dann lässt sich auch die Komplexität in der Zusammenarbeit aber auch im fachlichen besser beherrschen.