Digitalisierung des Finanzbereiches von Immobilienunternehmen … mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in allen Prozessen
Die Digitalisierung ist das aktuelle Thema … in den Betrieben und nahezu aller Kongresse – dort wird das Thema sehr unterschiedlich angegangen und umgesetzt. Dabei ist wichtig von einer „Reaktion“ zu einer Einstellung der „Aktion“ zu wechseln. In welchen Bereichen und Tätigkeiten sind digitale Lösungen für die Mehrzahl der Unternehmen sinnhaft und bezahlbar umsetzbar? Viele Unternehmen stehen noch am Anfang und beginnen derzeit erst mit der Einführung von digitalen Buchungsworkflows, im technischen Bereich sind häufig Insellösungen implementiert.
Der automatische Import cashpool-aggregierter Konten und deren Umsetzung in einen Forecast, ist sicherlich Standard. Der automatische Abgleich zwischen Plan- und Ist-Werten zur Unterstützung des Controlling ist schon ein Schritt weiter. Die on-time-Darstellung in einer BI-Lösung als Management-Informations-System sollte inzwischen implementiert sein. Interne Prozesse in Bereich Steuern und Recht sowie Personal (inkl. on- und off-Boarding) stehen oft noch am Anfang. Hier arbeiten viele noch am papierlosen Büro durch DMS – unbedingte Voraussetzung für digitale Prozesse.
Bei den operativen Prozessen stockt häufig noch die digitale Umsetzung und Prozessabsicherung:
– digitale Vermietungsprozesse, bei denen erst ein dem Mustermietvertrag entsprechender Mietvertrag gedruckt werden kann, wenn digital alle Beteiligten (auch Recht, Steuern) und Kompetenzträger eine Freigabe erteilt haben, sind eher selten.
– Handwerkerkoppelungen und digitales Instandhaltungsmanagement sind Standard. Hier muss vielfach noch die Dokumentation nachgezogen werden.
– Bei Verkäufen wird zumindest mit einem Datenraum, manchmal auch mit Q+A-Modul gearbeitet. Die weiteren Prozessschritte dokumentiert allenfalls der Makler.
– Das Internet der Dinge durch die Verbindung von Sensorik mit den internen Beauftragungs- und Billingsystemen ist noch in der Entwicklung.
– Finanzierungsausschreibungen erfolgen zwar per Mail, das ist aber noch lange kein digitaler Prozess. Ausschreibungsdatenräume, dokumentierte Kommunikation und strukturierte Prozessschritte sind eigentlich Vorbedingung von professionellen und Corporate-Governance tauglichen Abläufen. Erst eine revisionssichere Dokumentation des Prozessablaufs, seiner Umsetzung im Einzelfall, ermöglicht die Umsetzung des Internen Kontrollsystems und Risikomanagements entsprechend gesetzlicher Vorgaben, die auch für Wirtschaftsprüfer kapitalmarktnaher Unternehmen ausreichend sein könnten. Zusätzlich sollte jeder Vorstand seine persönliche Haftung bei der Vergabe von Finanzierungen, die einen der wirtschaftlich wesentlichsten Vorgänge im Unternehmen darstellen, im Blick haben. Wenn es hier zu Problemen oder Unregelmässigkeiten oder such nur Beschwerden kommen sollte, wird dem Vorstand sofort mangelnde Organisation und vor allem Kontrolle vorgeworfen werden – der Einzelfall ist dann der Beleg des Problems. Hier sollte der Vorstand dann auf jeden Fall eine nicht manipulierbare Dokumentation zur Hand haben – schon aus Selbstschutz.
Hier stehen sicherlich weitere digitale „Evolutionsschritte“ an. Es ist schon beachtlich, wie wenig transparent manche wesentliche Prozesse in Unternehmen ablaufen. Diese weiteren Schritte müssen auch zwingend gegangen werden, da im Zweifel Gerichte im Falle von Klagen Haftungen von Handelnden und Vorständen immer auch nach dem Stand der möglichen Kontrollen und Techniken entschieden werden. Daher dient Digitalisierung neben der Effizienzsteigerung (und ggf. Personaleinsparung) mehr der Absicherung der vorgabenentsprechenden Umsetzung und Dokumentation von Prozessen – von wesentlichen bis zu weniger bedeutenden Prozessen.