Die Digitalisierung im Immobilienunternehmen – ein Fahrplan…
Digitalisierung ist ein häufig diskutiertes Thema in unserer Branche. Doch wie geht es häufig voran? Wo sind die Stolpersteine?
Es startet (natürlich am Anfang) mit einem vernünftigen ERP-System. Viele setzen auf SAP, andere auf branchenspezifische Buchhaltungssysteme. Hierbei sollten aber auch gleich die Schnittstellen bedacht werden (automatisches Einlesen von Kontoauszügen, Schnittstellen zu Zahlungsverkehrsprogrammen, Schnittstellen zu Anderen Systeme, die mit den Daten weiterarbeiten könnten – wie z. B. Planungsprogramme)
Der nächste Schritt ist eine Planungssoftware in die die Ist-Daten des ERP-Systems übernommen werden können. Hier können dann weitere Annahmen für die Zukunft hinterlegt werden um eine Businessplanung aber auch ein Risikomanagement und Controlling umsetzen zu können. Im Planungsprogramm können Simulationen erfolgen und ggf. auch weitere Aufgaben (Risikoberechnungen) vorgenommen werden.
Zum operativen Finanzmanagement kann dann – zur Vermeidung von Excel-Hilfslösungen – ein Treasury-Management-System hilfreich sein. Hiermit können nicht nur operativen Liquidität, Darlehen und Zinssicherungen verwaltet und geplant werden sondern auch Zinsscherungen direkt abgeschlossen und ins das ERP-System „zurückgebucht“ werden. Problem bei diesen Systemen ist regelmäßig, dass die Systeme dominant ausgestaltet sind. dies bedeutet, dass dort alle Daten zu erfassen und pflegen sind – dies widerspricht der Logik alle Daten nur an einer Stelle zu pflegen um Dateninkonsistenzen und Medienbrüche zu vermeiden.
Der nächste Evolutionsschritt ist das ein Dokumentenmangementsystem zur Reduzierung (ggf. auch Vermeidung) von Papierablagen und -abläufen. Neben dem ersten Schritt eines digitalen Archivs (mit all den Themen „Verschagwortung“ und „einfaches Wiederfinden“) könne dort dann auch Workflows wie eine Rechnungsverarbeitung vom Eingang über Prüfung , Freigabe, Verbuchung bis zur Zahlung angelegt werden. Neben der Vermeidung von unübersichtlichen Papierablagen liegt der Vorteil hier vor allem in der Beschleunigung, Transparenz, Überwachbarkeit und Sicherheit der Abwicklung. Es können auch weitere Workflows wie Gewährleistungsverfolgung oder jegliches Vertragsmanagement abgebildet werden. Im Endergebnis kann die damit die korrekte Abwicklung aller Vorgänge sichergestellt werden.
Der wirkliche Schritt ins digitale Zeitalter erfolgt aber erst, wenn der Rechnungsworkflow dann auch autark bucht und somit Arbeiten und Personalkapazitäten im Rechnungswesen namhaft reduziert werden können. Dazu sind die Kontierungen bei den Geschäftsvorfällen einmalig zu hinterlegen.
Weitere Programme zur IT-gestützten Objekt- bzw. Mängelverwaltung lassen sich „anbauen“, z. B. Immo-Office. Hiermit können alle Objektmängel digital verwaltet und deren Abarbeitung überwacht werden – ggf. lässt sich auch eine Handwerkerkopplung angliedern.
Alle diese Daten lassen sich dann auch weiterverwenden: Mit QlikView oder Jeddox lassen sich aus den jetzt vorhandenen Daten automisiert Unternehmenspräsentationen (Company und Portfolio) gestalten. Es ist keine manuelle Erstellung, Pflege und Aktualisierung mehr erforderlich. Auch können Arbeitsplatzkonkret jederzeit relevante Daten wie z. B. Mietrückstände für Propertymanager, Kontostände für Liqui-manager und KPI´s für Controller in Echtzeit ohne manuelle Erhebung oder Abforderung bereitgestellt werden – natürlich auch mobil auf iPad oder iPhone. Hier sind umfangreiche Analysen und Informationsbereitstellung automatisch möglich – dazu greifen die System direkt auf die Datenbanken der Hauptsysteme ERP etc.) zu. Wie bisher können natürlich auch Mieterlisten etc. automatisiert mit Reporting Services für Banken oder auch intern bereitgestellt werden.
Durch die Digitalisierung lässt auch ein nahezu papierloses Büro erreichen. Mit Programmen wie One Note können Sitzungen vorbereitet, Informationen verfügbar und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Große Leitzordner (in mehrfacher Ausführung) werden nicht mehr benötigt.
Ein weitere Vorteil: manuelle Arbeiten wir bei Reisekostenabrechnungen lassen sich deutlich reduzieren: Taxifahrten mit Mytaxi und parken mit Easypark sowie Tanken mit Tankkarten führen zu PDF-Rechnungen, die schlank im Rechnungsworkflow maschinell abgerechnet und bezahlt werden können. jede manuelle Verarbeitung von solchen belegen kostet zwischen 10 – 14 EUR – da lässt sich einiges sparen.
Zusammengefasst die Vorteile des digitalen Büros:
- zentrale Aufbewahrung aller Unternehmensdokumente
- Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter auf Dokumente (Gruppendefinitionen)
- mobiles Arbeiten arbeitsplatzunabhängig
- umweltfreundlich, da weitestgehend papierlos
- platzsparend
- zeitsparend durch integrierte Workflows
- einfache Verfolgung von Fristen und Terminen
- sofortige Übersichtslisten, Analysemöglichkeiten, Kennzahlen über Dashboards durch Schnittstellenverknüpfung mehrerer Systeme
- eindeutige Zuständigkeitszuordnung
- automatisierte Abläufe (Rechnungsverbuchung)
Was bringt die Zukunft noch? Intelligenz in den Systeme. natürlich kann das DMS lernen Dokumenten nach speziellen Kennwörtern zu durchsuchen und zu verschlagworten. due Kennwörter hat das System durch die zuvor manuelle Verschlagwortung bereits eingegeben bekommen. Aus der Kombination kann dann erkannt werden um welche Dokumentenart es sich handelt und auch schon die weitere Verarbeitung festgelegt werden. die Systeme können bei neuen Vorgängen auch selbst den Bearbeitungsweg erlernen. Automatische Übertagung von geprüften und freigegebenen Datensätzen in alle relevanten Systeme ohne manuelles Handeln u. v. m.
Technische Fortschritte der Sensorik liefern Daten für die technische und kaufmännische Verwaltung. Die Fassade meldet durch Sensoren wann sie verschmitzt ist und bestellt ggf. sogar selbst die Reinigung (wenn z. B. in den letzten 6 Monaten keine abgerechnet wurde). das „Spielfeld“ ist noch sehr groß….