Die Notwendigkeit der Digitalisierung der Finanzierungsvergaben aus Gründen der Wirtschaftlichkeit sowie des internen Kontrollsystems (IKS)
Die Digitalisierung durchdringt immer mehr Bereiche von Unternehmen. Zuerst die Rechnungsstellungs- und Bearbeitungsprozesse. Diese mündeten dann in papierlose Freigaben und automatische Buchungssysteme nach hinterlegten Kontenschemata, die dann direkt zum Zahlungsverkehr führten. Weitere Bereiche wie die einer Handwerkerkoppelung zur Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen mit wechselseitiger Benotung sind inzwischen – vor allem bei größeren Firmen – weit verbreitet. All diese digitalen Prozesse dienen nur zum Teil der Beschleunigung und dem Effizienzgewinn (und teilweise der Personalreduktion bzw. der Aufwertung der verbleibenden Arbeitsplätze) in Zeiten des Fachkräftemangels und der „Battle for talents“.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die digitale Absicherung von Prozessen.
Die Vergabe von Bauaufträgen ist nach gewissen Prozessschritten fest organisiert und transparent. Abweichungen von Vorgaben und Richtlinien sind nur noch schwer möglich und somit sinken auch die Fehlerrisiken sowie Compliance- und Fraud-Risken. Die Digitalisierung ist daher heutzutage ein wichtiger Baustein des Internen Kontrollsystems (IKS). Wer dies nicht in diesem Maße einsetzt, nutzt eigentlich nicht alle heute gegebenen IKS-Möglichkeiten, was wiederum zu Risiken für das Management führt.
Weite Teile des unternehmerischen Handelns werden derzeit bereits digital unterstützt bzw. abgewickelt. Rechnungswesen, Bauauftragsvergabe, Controlling, Mietvertragsanbahnung bis zum -abschluss, Legal DD aller Mietverträge eins neu anzukaufenden Portfolios – sogar eine Vorprüfung von Ankaufsimmobilien nach Rendite- und Riiskokriterien ist möglich.
Ein Bereich wird noch weitgehend „hands-on“ abgewickelt – und ist damit sowohl in Bezug auf Rendite aber auch auf IKS-Risiken sehr anfällig: Die Finanzierungsvergabe!
Finanzierungen werden im Immobilienbereich gern noch durch die Übersendung einer Anfrage an eine kleinere Anzahl von Banken (gern die bereits vorhandenen Hausbanken) angefragt und dann nach sehr verschiedenen Kriterien vergeben. Dabei geht es gerade in diesem Bereich um sehr hohe Beträge und wesentliche finanzielle Auswirkungen für die Gesamtrendite des Unternehmens. Zudem zeigt sich, dass die Bankenangebote für eine Finanzierung in Bezug auf die Marge durchaus bis zum doppelten des Bestbieters gehen können. Weitere Kriterien wie Kreditbedingungen, Tilgungen, Covenants etc. sind ebenfalls in die Analyse einzubeziehen.
Häufig entscheidet der Finanzvorstand oder der Head of Finance über die Vergabe – bei grösseren Unternehmens aber auch Bereichsleiter. In den meisten Fällen bereiten Mitarbeiter die Entscheidungen wesentlich vor. Doch wie sichert sich ein Unternehmen bzw. das Management gegen Richtlinien-, Compliamnce- und Fraud-Verstöße durch Mitarbeiter ab? Wie kontrollierte das Management Entscheidungen von Untergebenen in diesem Bereich bzw. kann das Management den Informationsfluss (der ggf. zum Bestangebot einer Bank geführt hat) kontrollieren? Alle Kommunikation läuft über Mail und Telefon.
Sofern es in diesem kompetitiven Zeiten zu Complianceverstössen in Bezug auf die Finanzierungsvergaben kommen sollte – hat das Management alles getan um dies zu vermeiden?
Daher ist es unerlässlich, dass Unternehmen In-Haus-Lösungen für die Ausschreibung, Angbeotsvergleiche und Finanzierungsvergaben etablieren. Durch die digitalisierten Prozesse ist sichergestellt, dass
– alle Banken die gleichen Informationen erhalten (z. B. durch einen Datenraum)
– die quantitativen (Margen, Tilgungssätze etc.) und qualitativen (Covenants, Kreditbedingungen, Reportingpflichten etc.) Bankangebote zentral und einheitlich erfasst werden,
– alle Bankangebotsangaben transparent und einheitlich ausgewertet werden, und zwar prioritär quantitativ und sekundär qualitativ (nach einem Scoringmodell)
– ein Vergabevorschlag der drei Bestbieter maschinell unter Bereitstellung weitere Daten über die Banken vorgelegt wird.
Die Entscheidungsträger können dann noch immer zwischen den drei Bestbietern unter Würdigung der qualitativen Scoringergebnisse entscheiden – aber alles wird automatisch dokumentiert. Auch werden alle Mails mit zum Prozess abgelegt.
Durch eine solche Lösung, die je Unternehmen in Bezug auf die Bedürfnisse insbesondere im Bereich der qualitativen Auswertung etwas anzupassen sein wird, kann das Mangement den Finanzierungsprozess
– Transparent und nachvollziehbar gestalten,
– Durch die Ansprache von mehr Banken ggf. bessere Konditionen und Bedingungen erzielen,
– Complianceverstossrisiken deutlich mindern.
Ein solches System kann auch den Banken gegenüber positiv wirken, da Entscheidungsgründe ggf. transparenter gemacht werden können. Auch könnten ggf. Rechtliche Risiken durch „unterlegene“ Banken ausgeschlossen werden.
Natürlich leben gute Finanzierungen auch von der Pflege von Bankbeziehungen. Aber das tun die Beziehungen zu Baufirmen, Versicherungen und Maklern auch. Dennoch werden hier für die konkrete Analyse und Vergabe digitale Instrumente eingesetzt. Warum soll dies im Finanzierungsbereich nicht gelten?
Und endgültig das IKS benötigt eine technische Lösung für die Finanzierungsvergaben – spätestens hieraus sollte das Management die Motivation für ein Umdenken ziehen.