Prozessabsicherung als weiterer Nutzen der Digitalisierung …
Digitalisierung, FinTechs und PropTechs werden derzeit vor allem in Bezug auf innerbetriebliche Effizienzsteigerung und neue Geschäftsfelder – vor allem durch neue Marktteilnehmer aus dem IT-Bereich – gesehen und diskutiert.
Ein wichtiger Haupteffekt der Digitalisierung ist jedoch auch die innerbetriebliche Absicherung von Prozessen und Abläufen. Dies dient der Qualitätssicherung, Ablaufsicherung und dem Internen Kontrollsystem (IKS) jedes Unternehmens.
Ein elektronischer Rechnungsworkflow schafft nicht nur Effizienzgewinne durch die beschleunigte Abwicklungen und Transparenz der verwendeten Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystem, sondern stellt auch den Prozess im Sinne des Unternehmens sicher und vermeidet Fehler.
So können keine Rechnungen mehr verloren, die Prüfung und Freigabe von Rechnungen überwacht die kompetenzgerechte Freigabe von Rechnungen sichergestellt werden. Bei einer anschließenden automatischen Verbuchung anhand hinterlegter Kontierungen können weitere Fehlerquellen reduziert werden. Zusätzlich können bei Freigabe einer Schlussrechnung automatische Gewährleistungsverfolgungsworkflows gestartet werden, die wiederum an eine Begehung nach 4,5 Jahren (6 Monate vor Ablauf der Gewährleistungsfrist) erinnern.
Vertragsmanagementfunktionen in DMS-Systemen können an alle Fristen in allen Arten von Verträgen erinnern. Das können neben Mietvertragsausläufen auch Wartungsfristen, Leasingsausläufe und Brandschauen sein. Wenn die Erledigung der Frist dann nicht (kompetenzgerecht) eingegeben wird, können automatische Informations- und Eskalationsmails an Vorgesetze abgesetzt werden. Insbesondere bei sicherheitsrelevanten Vorgängen ist dies auch im Sinne der Haftung des Vorstandes sowie für das IKS von hoher Bedeutung.
Weitere Prozesse lassen sich leicht in digitale Prozesse umsetzen. Zum Beispiel könnte der Vermietungsprozess sowohl wohnwirtschaftlich als auch gewerblich mittels eines digitalen Workflows abgewickelt werden. Dadurch ist sichergestellt, dass alle erforderlichen Stellen im Betrieb wie vorgesehen eingebunden werden und alle Themenbereiche (z. B. auch die steuerlichen Themen wie Vorsteuer und 15a UstG-Effekte) berücksichtigt werden. Auch, das als Referenzwert der neuen Vermietung die korrekte Planungsannahme aus dem verabschiedeten Businessplan berücksichtigt wird, die Angaben und Dokumente gleich in das ERP-System und DMS überführt werden können und in den neuen Forecast und Planungen (auch für den Bewerter) zeitnah und korrekt ankommen. Auch der Mietvertrag selbst könnte maschinell nach den zulässigen Regelungen aus Bausteinen zusammengestellt werden. Erforderliche Freitextregelungen müssten dann kompetenzgerecht freigegeben werden.
Gleiches gilt natürlich für Beauftragungen von Baumaßnahmen (gibt es ein freigebenes Budget im ERP-System? Sind alle Vergaberegelungen eingehalten?), Abschluß von Verträgen mit wiederkehrenden Zahlungen (die auch im ERP-System damit gleich berücksichtigt werden könnten) oder Finanzierungsverträgen. Kriterium der Reihenfolge der Themen müsste sein, dass dieser zu digitalisierende Vorgang mit einer gewissen Häufigkeit anfällt oder besonders sicherheitsrelevant oder wirtschaftlich bedeutend ist.
Die Prozessabsicherung durch digitale Workflows kann wirtschaftlich noch deutlich relevanter für ein Unternehmen sein, als die Kostenersparnisse durch Effizienzsteigerungen. Jeder manuelle Prozess wie z. B. Mietvertragslaufzettel auf Papier, Papierrechnungen die durchs Unternehmen getragen und mehrfach abgezeichnet werden, bietet das Risiko die nicht korrekten Abwicklung, des Verlustes bis hin zu Fraud.
Der Trend wird auch sicher durch neue Systeme befördert werden. Da die Umstellung auf neue Systeme aber recht aufwändig ist liegt die Kunst darin, die vorhandenen Systeme entsprechend zu nutzen und die Umstellung nicht auf die Zukunft zu verschieben. Denn die Risiken in Bezug auf das IKS und wirtschaftliche Schäden besteht natürlich schon jetzt.