Optimierung und Kostenreduktion auch bei kleineren Verwaltungsabläufen – die Digitalisierung hilft hier auch bei kleineren und mittleren Unternehmen.
Wir hören viel von Digitalisierung – und nutzen sie doch immer zu wenig. Häufig wird die Implementierungsaufwand überschätzt – oder die Gremienentscheidungen sind schwierig herbeizuführen. Dabei gibt es viele kleine Maßnahmen, die insgesamt die Abläufe vereinfachen und Kosten sparen können. Dazu muss man sich nur die manuellen Arbeiten in mittleren und kleinen Unternehmen ansehen um Ansatzpunkte zu finden …
Das vermeintlich größte Thema ist für viele noch der elektronische Rechnungsworkflow. Hier gibt es aber bereits mehrere Lösungen die man kaufen und ausrollen kann. Sinnhaft kombiniert mit einem Dokumenten-Managementsystem, lassen sich zusätzliche Synergien heben. Das Einscannen der Altakten sollte man gedanklich erst einmal beiseite schieben – dass können ggf. später auch spezielle Dienstleister machen. Die Technik schreitet da auch immer mehr voran. Der Rechnungsworkflow ermöglicht nicht nur die schnelle und papierlose Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang über die Prüfung bis zur Freigabe. nein, inzwischen kann die EDV auch gleich buchen und so erheblichen Arbeitsaufwand in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung einsparen. Die Prüfung erfolgt gleich anhand aller elektronisch verfügbaren Dokumenten, externen Rechnungeprüfungen und Budgets. Der Implementierungsaufwand ist da schnell wieder eingespielt. Der vom Stammpersonal befürchtete Arbeitsaufwand lässt sich mit Beratern und Hilfskräften so weit abfedern, dass es neben der täglichen Arbeit zu schaffen ist. Der Rechnungsworkflow schafft nebenbei auch die Mobilität in der Arbeit, da die papierlosen Vorgängen von überall erledigt werden können. Und dann könne auch gleich die Rechnung der Dienstleister gern per mail eingehen – dann entfällt auch das manuelle einscannen.
Aber auch im „Kleinen“ gibt es große Hilfe. Die manuellen Reisekostenabrechnungen lassen sich deutlich vereinfachen. Neben Programmen kann man sich auch der vorhandenen Dienstleister bedienen. Tankkarten sind ein altes Thema – führen aber dazu, dass die Firma nur eine Monatsrechnung buchen muss (hoffentlich elektronisch). Keine Tankbelege mehr sammeln, sortieren und abrechnen. Parkgebühren können über App-basierte Parkgebührenzahlstellen erledigt und über Firmenkonto bezahlt werden (Easypark, handyparken). Taxifahrten können über mytaxi gebucht und bezahlt werden – auch hier entfällt die manuelle Abrechnung. Andere Reisedienste (UBER, Blacklane etc. sind natürlich auch möglich).
Ich warte noch auf die Spesenabrechnungs-App, die den Beleg (sofern dann noch beleghaft) abfotografiert, in ein Bewirtungsformular übernimmt und aus Outlook gleich die Teilnehmer und das Besprechungsthema ausliest. Wer möchte dies programmieren? Natürlich in einer geschätzten Umgebung auf dem Handy (alle betrieblichen Anwendungen durch „Konserve“ vor dem unerlaubten Ausspähen geschützt).