Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft: Wie geht man die Bestände an?

Michael Piontek 30.06.2020 Allgemein 1 Kommentare

Zur Digitalisierung wird sehr viel geschrieben. Es gibt unzählige Lösungen für Teilthemen, Prozesse und Problemstellungen. Es geht aktuell bis zum digitalen Zwilling im BIM.

Alle neue Lösungen der PropTechs setzen aber entweder

• auf einen komplett neuen Immobilienbestand, der noch nie digital erfasst und bearbeitet wurde oder darauf,

• dass alles in Zukunft nur in ihrer Lösung bearbeitet wird.

Allerdings bildet keine der neuen Lösungen alle erforderlichen Teilaspekte, Prozesse und Dokumente für Bestandshalter ab. Daher muss man selbst und individuell für den eigene Bestand einen Aufsatzpunkt und Marschplan finden. 

Wie immer beginnt man mit einer Bestandsaufnahme:

• Welche Daten meiner Immobilien habe ich bereits wo erfasst? Im ERP-System, in Planungssystemen, im DMS? Welche Qualität haben diese Daten? Sind diese Daten vollständig und inhaltlich ausreichend detailliert für die geplanten technische Verarbeitung? 

• Welche technischen Umsetzungen von digitalen Prozessen sind für mein Unternehmensgröße sinnhaft und effektiv realisierbar?

• Welche technischen System habe ich im Einsatz? Schnittstellen?

• Welche Bereitschaft habe ich im Unternehmen, bei den Mitarbeitern und Shareholdern neue Systeme einzuführen und auch einzusetzen?

• Welche Bereitschaft und Qualifikation haben meine externen Stakeholder (z. B. Baufirmen) solche neue Lösungen stringent und zuverlässig einzusetzen?  

Am Anfang ist zu prüfen, welche Unterlagen und Informationen vorhanden sind. Zuerst einmal: Haben wir alle Baugenehmigungen, Pläne und Zeichnungen von Gebäude und technischen Einrichtungen? Welche werden ggf. noch gebraucht?

Gehen wir davon aus, dass alle Immobilien und Flächen mit Mietverträgen im ERP-System vorhanden sind. Kann ich Bauteile im ERP-System zusätzlich je Gebäude und Fläche erfassen und mit einer Inventarnummer eindeutig bezeichnen? Dann muss ich entscheiden, bis zu welchen Grad eine Bauteilerfassung erfolgen soll. Nur die Hauptgewerke oder bis zur letzten Steckdose „runter“? Was ist sinnhaft und effizient?

Mit welcher Software kann ich die erfassten Bauteile sinnvoll verwalten, reporten, bearbeiten und aktualisieren? Sind Visualisierungen möglich? Gibt es Schnittstellen zu 3D-Begehungen?

Nach der Ersterfassung muss eine laufende Aktualisierung gewährleistet werden. Auch muss eine Erfassung von Baumaßnahmen an den Bauteilen erfolgen. Können die Bauteile z. B. mittels QR-Code am Bauteil selbst bezeichnet werden? Wenn der Handwerker dann für jede Rechnung die Inventarnummer mitgibt (numerisch oder durch fotografieren des QR-Codes), könnte 

• die Änderung technisch erfasst werden,

•  ein automatischer Abgleich mit Gewährleistungsvorgängen zum Bauteil erfolgen,

• eine mögliche Kostenumlage auf den Mieter technisch geprüft werden und ggf. gleich erfolgen und

• ein Versicherungsanspruch je nach Schadensart einfach erfasst und der Versicherung automatisch gemeldet werden.

Idealerweise würde eine solche Veränderungen auch in Plänen und Zeichnungen erfasst und aktualisiert. Das erleichtert spätere Baumaßnahmen erheblich. 

Wer hat dazu schon praktische Erfahrungen? Welche Systeme harmonieren mit ERP-Systemen auf Navision-Basis?

Tags: