Digitalisierung in der betrieblichen Praxis … Prozessabsicherung als wichtige Funktion … auch für den Vorstand!
Digitalisierung wird als weitläufiger Begriff verwendet. Bei betrieblichen Abläufen denken viele zuerst an Effizienzsteigerung, Reduzierung manueller Aufgaben und Kostenreduktion. Dazu werden bereits elektronische Rechnungsworkflows (teilweise mit automatischer Verbuchung) eingesetzt.
Ein ebenso wichtiger Effekt kann aber auch die Prozessabsicherung sein. So wird auch bei zuvor erwähnten Rechnungsworkflow digital sichergestellt, dass Rechnungen kompetenzgerecht freigegeben und Zahlung nur nach korrekter Authorisierung erfolgen.
Die Prozessabsicherung muss uns sehr wichtig sein – dass betrifft die Haftung der Vorstände persönlich. Fehlerhafte Anleitungen oder Kontrolle können persönliche Haftungen auslösen. Ein digitales System kann auch hier Haftungsreduzierend wirken und im Ernstfall immer als ernsthaft ergriffene Maßnahme zur Risikoreduzierung präsentiert werden.
Praxisbeispiel: Der Abschluss eines Mietvertrages
Im Rahmen eines digitalen Workflows können die endverhandelten Mietvertragsparameter dem Businessplanwert (mittels Schnittstelle) gegenübergestellt werden. Die Mietflächen und Mietvertrags-IST-Angaben können ebenfalls mittels Schnittstelle aus dem ERP-System übernommen werden. Zudem werden im Workflow bereits die Art des Mietvertrages und mietvertragliche Standard- und Sondervereinbarungen erfasst.
Die Steuerabteilung prüft und ergänzt eventuelle steuerliche Auswirkungen und zu beachtende Punkte – insbesondere evtl. gefährdete Verlustvorträge nach § 15 a UStG (digitale Freigabe).
Die Rechtsabteilung prüft, ob die Eingaben stimmig sind und ein vollständiger Mietvertrag erstellt werden kann (digitale Freigabe).
Anhand dieser Darstellung kann dann die kompetenzgerechte Entscheidung durch den Kompetenzträger erfolgen, da alle Informationen vorliegen (inkl. evtl. steuerlicher Fragen und rechtlicher Besonderheiten).
Nach Freigabe kann der Mietvertrag (entsprechend der gewählten Bausteine und Regelungen) unter Beachtung der aktuellen Mustertexte automatisch aus dem DMS zusammengeführt und erstellt werden. Ein Druck ist nur möglich, wenn der Vertrag kompetenzgerecht genehmigt wurde und Recht und Steuern freigegeben haben.
Dadurch wird sichergestellt, dass nur Mietverträge an Mieter versandt werden, die
- unter Vorlage aller Informationen und Vergleiche zu Businessplan,
- unter Einbindung der Bereiche Recht und Steuern,
- kompetenzgerecht (hinterlegte Berechtigungsrollen) und
- nach den aktuellsten Mustermietvertragsregelungen
erstellt wurden.
Bei diesem Prozess wird es auch zu Effizienzgewinnen gegenüber einem manuellem Umlauf der Unterlagen und Verträge kommen. Insbesondere ist aber die Prozessabsicherung und auch ggf. mobile Bearbeitung des Digitalen Workflows von erheblicher Bedeutung.
Die erfassten Daten und Unterlagen können dann auch in die anderen System zurückübertragen werden. Dadurch entfällt z. B. die manuelle Erfassung des neuen Mietvertrages im ERP-System. Dadurch werden auch manuelle Fehlerquellen reduziert.
An diesem Beispiel sieht man, dass sich immer mehr Prozesse digitalisieren lassen. Und das Digitalisierung neben Effizienzsteigerung auch wichtige Sicherheit bringen kann.
Die digitale Abwicklung kann auch in Zukunft noch weiter gehen. So können Mietangebote bereits digital über Plattformen eingehen und dann in den zuvor beschriebenen Workflow eingehen. Die steuerlichen Themen können mittels KI geprüft und genehmigt werden. Die kompetenzgerechte Genehmigung kann ebenfalls automatisch erfolgen – nebst Bonitätsprüfung der Mietinteressenten mittels Crefo und Geldwäscheprüfung mittel Bankkontenprüfung. Einmal digital aufgesetzt, lässt der Prozess entsprechend der technischen Entwicklung weiterentwickeln.